Øvre Eiker kan bli med på matte-avtale for 18 millioner

Viken Vest Innkjøpssamarbeid (VVI) har lyst ut anbud på Doffin om en felles rammeavtale for mattesoner i kommunale bygg. Ni kommuner og selskaper står bak anskaffelsen, deriblant Øvre Eiker kommune, som er med i avtalen som opsjon.

Regnestykket er ikke småtterier: Estimert verdi for hele avtalen er 14,4 millioner kroner, med en øvre ramme på 18 millioner.

Der matter møter millioner

Mattesonene skal etter planen dekke inngangspartier og andre "områder med høy belastning", altså der sølen setter inn for fullt. Skoler, barnehager, rådhus, helsebygg og idrettsbygg hos de deltakende kommunene og selskapene står på lista, ifølge kunngjøringen.

Formålet er edruelig nok: mindre smuss, støv og fuktighet inn i bygningene, og bedre renhold og inneklima for ansatte og besøkende. Men skal du tro anbudsdokumentene, er det stor stas for en dørmatte. Der andre ville kalt det en dørmatte, kaller det offentlige det en "mattesone" med tilhørende "matteservice", altså befaring, prosjektering, levering og montering. I anbudsspråket er det tydeligvis ingenting som får lov til å bare være seg selv.

Kommunene har til og med opsjon på teppebankere, i tilfelle noen fortsatt foretrekker den gamle metoden.

Hvem er med i mattegjengen?

Øvre Eiker er ikke alene om å ville ha rene gulv. Avtalen inngås av Viken Vest Innkjøpssamarbeid på vegne av ni kommuner og selskaper: Flesberg, Gol, Hemsedal, Modum, Nesbyen, Tinn og Ål kommune, Lier Eiendomsselskap KF, og Øvre Eiker kommune, som er inne med en opsjon.

Hvilke konkrete bygg i Øvre Eiker som først skal få nye matter, er derimot ikke oppgitt i konkurransegrunnlaget.

Skriftstørrelse 11, ingen unntak

Skal du tro konkurransegrunnlaget, er ingenting overlatt til tilfeldighetene, bortsett fra kanskje selve mattefargen. Leverandørene får maksimalt én A4-side, skrifttype Arial, skriftstørrelse 11, til å beskrive alt fra resirkulert materialinnhold til vedlikeholdsregime for mattesonene. Kravnummereringen skal ikke endres, og ingen rader skal fjernes.

Leveringsbestemmelsene overlater like lite til tilfeldighetene. Varene skal leveres mellom klokka åtte og fire, emballasjen skal alltid tas med i retur, og kontrakten slår rungende fast at "motoren skal slås av under levering".

Sjåførene skal dessuten beherske et skandinavisk språk eller engelsk, muntlig og skriftlig, i tilfelle noen trenger å diskutere mattekvalitet på høyt nivå midt i en oppkjørsel. Så mens skraperisten i inngangspartiet skal ta seg av søla utenfor, er det ingenting som får lov til å skrape borti byråkratiets egen orden innenfor.

Tre farger, fire år, ett klassifiseringssystem

Kravspesifikasjonen lar lite være opp til kommunens egen fargesmak. Mattene skal komme i minst tre melerte fargevarianter: grå, blå eller sort. Ønsker noen rødt, stripemønster eller en logo i matta, er det ikke en del av avtalen.

Kravene stopper ikke der. Mattene skal ha en dokumentert levetid på minimum fire år, altså akkurat like lenge som avtaleperioden kan vare når begge opsjonsårene er brukt opp. De skal i tillegg være klassifisert etter en egen brannstandard (NS-EN 13501-1, minimum klasse Cfl-s1) og en egen sklisikkerhetsstandard (NS-EN 13893), og skal ikke utgjøre noen fallrisiko, verken i tørr eller fuktig tilstand.

Denne matta skal med andre ord overleve brann, vann og hele avtaleperioden, i akkurat den fargen kommunen har bestemt seg for.

Før noen i det hele tatt får lov til å levere tilbud, skal de dokumentere firmaattest, skatteattest, kredittverdighet, kvalitetssikringssystem og miljøledelsessystem, samt referanser fra opptil tre sammenlignbare leveranser de siste fem årene.

Ingen delkontrakter, én vinner

Anskaffelsen blir ikke delt opp. Det betyr at én leverandør skal ta hele jobben, fra Hemsedal til Steinberg. Kontrakten går til tilbudet med best kombinasjon av pris (40 prosent), kvalitet (30 prosent) og klima og miljø (30 prosent). Avtalen løper i to år, med mulighet for å forlenge ett år, og så ett år til.

Dagboten tikker

Fakturerer leverandøren feil pris, koster det dyrt: en bot på 15 prosent av det feilfakturerte beløpet, i tillegg til tilbakebetaling av selve beløpet. Generelt kontraktsbrudd utløser en dagbot på 0,5 prosent av kontraktssummen, minimum 1500 kroner dagen, helt til leveransen er i orden, riktignok med et tak på 15 prosent av totalsummen.

Kjører sjåføren med feil bil eller feil drivstoff, koster det 2000 kroner dagen ekstra. Og kommer ikke halvårsstatistikken i tide, tikker det inn ytterligere 1500 kroner dagen. En forsinket dørmatte er, med andre ord, en bokført utgiftspost.

Selv teppebankeren skal ha papirene i orden

Kommunens ambisjoner stopper ikke ved mattekanten. Velger noen av kommunene å utløse opsjonen på teppebankere, må maskinene enten være godkjent av Norges Astma- og Allergiforbund gjennom merkeordningen Asthma Allergy Nordic, eller ha HEPA-filter av minst klasse H13.

Og uansett hva slags matter det blir snakk om, skal leverandøren fylle ut en egen egenerklæring om at de ikke har tilknytning til Russland, i tråd med sanksjonsregelverket for Ukraina-krisen. Det er med andre ord ikke bare kluter og gummi som skal på plass før noen får legge en skraperist i en skoleinngang.

Kontrakten krever i tillegg at leverandøren følger FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter og ILOs kjernekonvensjoner mot barnearbeid og tvangsarbeid, helt ned i leverandørkjeden. Det er de samme kravene store internasjonale konsern møter når de kjøper inn råvarer i tusentalls tonn. Her gjelder de en matte du skraper skoa på vei inn i barnehagen.

Datoene i mattematikken

Konkurransegrunnlaget legger opp til en stram tidsplan. Leverandørene har frist til 26. oktober klokka tolv med å levere tilbudet sitt, og allerede klokka 12.01 samme dag åpnes tilbudene. Viken Vest Innkjøpssamarbeid skal bestemme seg for vinneren i uke 46, og kontrakten skal etter planen signeres 15. desember.

Og skal noen tro at det er slingringsmonn i systemet: Leverandørene må stå ved tilbudet sitt helt til 25. januar 2027 klokka 23.59. Ikke 23.58, ikke midnatt. Klokka 23.59.

Bare selve kontraktsdokumentet med standard kontraktsvilkår er på nesten 58 000 tegn. Viken Vest Innkjøpssamarbeid tar 1 prosent proveny av alt leverandøren selger på avtalen, penger som går til å drifte selve innkjøpssamarbeidet.